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对事业单位电子档案管理的思考

    更新时间:2018-04-21 10:33:44 

满静

摘 要:在信息科技迅猛发展的时代,从传统的实体档案管理向电子档案管理转型迎来了巨大的发展和挑战。如何在信息化时代下做好电子档案管理工作,有效地提高工作效率,减轻工作负担,是档案管理工作发展的主要趋势。本文从信息技术的产生与发展进行回顾,对电子档案管理优越性及特点进行了阐述,就加强事业单位电子档案管理工作提出了有效的思考。

关键词:事业单位 电子档案 管理

随着信息科学的不断发展,人类社会已全面进入从农耕社会、工业社会向信息社会转变的新的历史时期。作为传承文明、鉴证历史、服务社会的档案工作,同样面临着从传统的实体文书档案管理向数字档案管理的转变。那么就做好电子档案信息管理工作,不断提升档案工作者的理论基础、决策水平、执行效率,调整今后一个时期档案事业发展方向,便成为目前档案管理工作亟待解决的问题之一。下面就从信息技术的产生与发展,电子档案管理优越性及特点和加强航海保障事业单位电子档案管理举措三个方面进行探讨。

1.信息技术的发展过程

通常我们可以信息技术的发展过程归纳为四次变革:一是文字的产生。文字的产生使得交流不再受空间时间的限制,信息可以流传得更为久远,档案工作正是肩负着传承历史信息的神圣使命。二是造纸术和印刷术的发明。泥活字印刷术的产生使界上的书籍的数量突飞猛进,书籍把知识和文化带到了世界的每一个角落,使人类文明的信息传播能力和储存能力迅速增强,为推进人类文明的进步和发展,初步实现了信息的广泛共享。三是电信技术的普及,随着电报、电话和无线电等现代通信技术的发明与普及,大大加快了信息传播的速度和效率,使信息技术使用起来更加地方便和快捷。四是电子计算机的普及应用以及同现代通信技术的结合,电子计算机的发明和国际互联网产生,使人类运用计算机和网络等数字信息技术,逐步模拟替代人类大脑的部分分析思维模式和功能,迅速提升了处理分析信息数据的能力、容量和效率,使得信息技术在全世界无孔不入,使信息数据的共享成为现实。进而引发了人类社会从农业社会、工业化社会向信息社会发展的伟大变革。

2.电子档案管理优越性及特点

在电子档案管理工作中,档案管理的能力会提升。结合办公自动化的普及,纸质文档渐渐被电子文档取代,有效的数据信息通过多种方式录入计算机系统,转变成可使用的电子文档。在对电子文档进行有选择性的操作和处理后进行存档,这样档案管理人员和用户就可通过预先设计好的系统,为有效电子文档提供适用于档案管理要求的,可使用、存储、利用的档案管理系统。同时可以结合办公自动化、条形码管理等逐步形成功能完善,强大的现代化电子档案管理系统。

在传统纸质档案管理过程中,要求以手工录入整理的方式实现,需要耗费大量的时间和精力,对检索也同时造成了一定的不便,无法实现对档案的高效率利用。而电子档案则是将先进的计算机网络技术和信息处理技术与档案管理应用相结合,在大大降低档案人员劳动强度和时间的同时,大幅度地提高了档案管理的效率和利用率。其优越性及特点主要体现在以下几个方面:

(1)信息录入高效准确。电子档案信息录入的模式主要是通过办公自动化文件流转、扫描仪等方式将文件录入到计算机系统中的档案管理模块,然后再对其进行处理。大大地降低了人为的操作失误,同时节省了时间,提高了工作效率。

(2)存储能力稳定持久。传统档案管理中的纸质文件需要有适宜的存储环境,对档案室的存放空间面积、硬件条件都有较高的要求。而电子档案的存储不受存储环境、空间的限制,相较而言存储方便快速,仅需要存储在有自动备份的系统电脑中,或利用光盘、U盘、存储卡等存储载体中,具有较高的稳定性持久性。

(3)档案信息便于补充完善。档案管理的过程其实是不断完善和补充的过程。在传统档案管理过程中当遇到此类情况时,往往是需要将纸质案卷拆卷后再重新整理编排,耗时耗力,且工作繁琐。采用电子档案管理时,在输入关键词后,查找到对应的档案文件,对其中档案信息需修改地方进行补录增添编辑即可,方便快捷。

(4)档案信息利用方便。在传统档案的利用过程中,当需要查阅相关档案信息时,只能通过提取纸质档案。需要耗费一定时间不说,反复的拿取、翻阅本身就会对档案有所损伤,不利于保管。电子档案出现后,通过网络计算机信息平台极大的实现了信息共享。当电子档案信息录入后,可通过编码程序设置,对档案进行分类,在一定范围内通过关键词进行检索和查阅,省去了大量人工查找的时间,极大的提高了档案信息的利用率。

(5)档案管理人员的工作效率迅速提升。传统档案管理模式中需要大量的手工操作,工作量大且繁琐,需要耗费大量的时间去完成。电子档案的出现,将档案人员从原来的工作模式框架中解脱出来,便于整理归档,便于检索,便于利用,使档案管理人员的工作效率迅速提升,有时间和精力投入对新知识的学习和掌握中。

3.强化事业单位电子档案管理思考

随着信息技术的飞速发展,管理信息化也逐渐渗入到各个事业单位中,单位的管理体制也随之发生了新的改变,档案管理的制度化、规范化、标准化也直接体现了一个单位内部管理水平,是记录事业单位发展历程真是面貌的一项重要工作。在新时期下,如何做好档案管理工作从传统化转型升级为信息化的电子档案,思考如下:

(1)建立并完善电子档案管理制度。制度的完善是任何管理工作的前提,通过对电子档案特点分析,发现由于计算机网络本身的特性和数字信息存储的特点,本身就存在着一定的风险。一旦档案信息存储电脑系统被侵入,则可能发生档案信息盗取、丢失、篡改等情况,无形中增加了电子档案的风险。因此为了保证电子档案安全有效的存储和管理,必须制定与之相匹配的管理制度,并逐步形成完善制度体系。

(2)严格规范形成电子档案的标准。近些年,电子档案在形成过程存在多种不同的文件格式,其格式转换、元数据收集、归档数据包组织是否合符要求等一系列的要求必须有完善的标准体系,必须严格遵照国家规定的统一标准格式。对于来源不同的电子档案的接收制作,存储方式,指标参数以及显示查询系统等等均要加以规范。与此同时,对电子档案的背景材料和源数据也要一并留存,确保形成的电子档案具有完整性。

(3)加大电子档案管理人才培养力度。档案管理工作的保密性和服务性极强,这就要求档案管理人员具有较高的素质。我们要注意保持电子档案管理人员工作岗位的延续性,频繁的人员调动只会大大打击档案人员的积极性和档案工作的持续性。同时,电子档案管理人员必须与时俱进,加大专业学习力度。档案管理其实是一门专业性较强的学科,除了档案相关方面的知识以外还必须掌握一定程度的计算机信息系统方面的专业知识,才能够适应新形势下电子档案发展的新要求。

(4)建立严格的电子档案管理模式。电子文件归档后,为保障文件安全,必须建立严格的电子档案管理模式。首先要规范存储载体,其保管条件应该远离有害气体与强磁場环境;其次要对计算机建立定期安全检测制度,保证计算机及其各种存储载体远离病毒,同时当载体产生损坏时,能够及时采取有效的补救措施;再次就是必须建立电子档案备份制度,当无法预知的损失一旦发生时,尽量地将电子档案的损失降到最低。

4.结束语

总而言之,事业单位的档案管理工作对单位持续稳定时代发展,利用电子档案的高效模式是顺应现代档案管理的时代趋势。但与此同时,应该对电子档案存在的问题加以妥善处理解决,各级事业单位在不断提升档案管理人员水平的同时要加大资金投入,运用现代化信息技术,只有这样,才能实现事业单位档案管理工作的信息化、现代化,使其为事业单位发展贡献更大的力量。

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