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内控视角下高校债权管理的问题研究

    更新时间:2017-11-24 06:55:44 

刁明苏   张玲

摘要:近年来高校与社会各界的经济往来日益增多,其债权债务关系也相应增加,这对高校的债权管理提出了巨大挑战。随着国家进一步加大了对资金的监控和反腐力度,对高校债权的相关问题进行研究,从而进一步提升其管理水平非常重要。本文以内部控制制度为指引,系统分析了高校债权管理中存在的问题和风险,并提出了应对措施。

关键词:高校;债权管理;内部控制

高校债权,从会计意义上看主要指高校预付账款、对外投资以及其他各类应收款项等,包括高校按照购货、劳务合同或协议规定预付给供应单位的款项、债权性质的投资、借出款、职工预借的差旅费、拨付给内部有关部门的备用金、拨付给校内独立核算单位用于保障其基本运行的补贴经费、应向职工收取的各种垫付款项等。

高校的债权管理,是教育部、财政部高度重视的工作,也是各级审计部门在历次检查中所重点关注的领域之一。加强高校债权管理,有利于规范和加强国有资产管理,减少国有资产流失;有利于避免滋生财务腐败,降低廉政违纪的风险;有利于摸清家底,真实完整地反映高校的资产和财务状况。随着我国社会和经济的高速发展,以及高等教育体制改革的进一步深化,高校与社会各界的经济往来日益增多,债权债务关系也相应增加,这对高校的债权管理提出了巨大挑战。分析高校债权管理中存在的问题和风险,并进一步探讨和研究如何加强其管理是重要而迫切的。近年来《行政事业单位内部控制规范(试行)》等相关内部控制制度的出台,为高校提升债权管理水平提供了新思路。

一、高校债权管理中存在的问题及风险分析

(一)前期论证不足,导致债权无法收回

对于高校的对外投资、大宗采购、工程建设等涉及大额或长期应收及预付账款的项目而言,其项目初期的评估和科学论证十分重要。如果在项目立项时缺乏可行性研究或者可行性研究流于形式、制定的招投标或定价机制不科学、或是选择了主体资格和履约能力未达要求的合同方,可能会导致项目难以实现预期目标和效益,甚至出现舞弊或遭受欺诈等,高校不能如期甚至完全无法收回债权,资产的安全性和完整性无法得到有效保障。多年前曾有高校基于获取较高利息的考虑,在两年间陆续将大额的资金投入某金融租赁公司,并约定了利息及到款期限,但该金融租赁公司在随后的两年内便被中国人民银行宣告撤销并进入清算,在清算的法律程序终结后,该高校仅收到相当于其全额债权10%的破产清偿债权,剩余款项均无法收回。如果该高校在资金投入前对该公司的财务状况和履约能力进行了全面评估,或许不会导致后期的合法权益受损。

(二)内部控制不完善,资金或被挪用和贪污

近年来,随着国家对资金监管力度的加大,许多高校都加强了对资金的管理,制定了相应的借款支付审批程序。但仍有部分高校在制度的实际执行环节中并未严格遵照实施,或是未设计有效的内部控制制度,存在对借款事项的审批要求规定不明确、不设置复核、不相容岗位未分离等情况,这就可能会滋生违规甚至违法的行为,比如利用预付账款办理违规业务、借出大量现金挪作他用等,蕴藏着极大的财务风险和廉政风险。曾有某学院的院长和财务部主任,个人决定以单位名义将学院7000万元公款借给他人作注册验资用,并从中谋取个人利益;另有某医院的负责人,利用职务之便将40万元以“预付货款”的形式借给其他个人使用,并参与其生意且从中获益。上述人员均被以“挪用公款罪”判刑。这便凸显了上述单位内部控制建设的不完善,在借款资金使用的审批、复核和支付的程序上存在漏洞。

(三)长期挂账未清理,会计信息质量受损

在高校的实际经济活动中,容易发生债权长期挂账未清理的情况。这会导致财务账面上不能如期反映实际已经发生现金流出的支出,无法保证支出数据的真实性和完整性,从而使高校会计信息质量失真,降低预算管理、财务分析数据的准确性,继而影响高校合理评估自身的财务状况和经营效果。据笔者分析,债权长期挂账的原因主要包括:

1.客观原因

(1)资金规模大,借款对象复杂

随着国家和社会各界对教育事业的投入加大,高校的资金规模也日益庞大,其对应产生的债权挂账金额也相应大幅增加。这对高校而言是一个管理难题:從经费的构成来看,由于高校尤其是综合性高校的经费来源渠道较多,包括财政补助收入、教育事业收入、科研事业收入及其他收入等,每种来源的经费都有可能产生借款;从借款对象的组成来看,包括校内外各单位、教职工、学生以及各类自聘人员等,其类型复杂且流动性强。以某个经过多校合并的高校为例,其2017年度的预算收入达50余亿元,同时拥有教职员工上万人、各类学生6万余人、学院30余个,其每年滚动形成的应收及预付账款规模极大。若高校不能找到合适的管理方式和手段,那么清理工作不仅量大,而且效果也必然不佳。

(2)部分项目周期长

近年来,高校为更好地推进教学和科研工作,开展了大批量的设备采购、工程建设等项目。此类项目一般需分次付款,并在最后完工时一次性结算。由于项目本身的周期长,如购买设备尤其是进口设备,从首次付款到设备运抵验收的耗时多需半年以上,工程从开工到竣工决算审计则可能要几年时间,因此所预付的设备款和工程款会形成长期挂账。以某高校2015年的数据分析为例,在其2013年至2015年期间产生的5亿元未核销预付账款中,工程款和设备款就占未核销总金额的70%。

(3)历史遗留问题多

我国众多高校历史悠久,且经历多次分立、合并,遗留的债权问题较多,其成因复杂,并且存在着机构无从查找、经办人失踪、前人留存下来的资料不全、记载不明、无法确定具体的责任人等问题,以致部分债权长期无法处理。

2.主观原因

(1)领导层面

高校领导的精力更多集中于高校发展战略规划、预算资源分配等,容易忽视对债权方面的清理。而且清理债权耗时耗力,加之清讨前任领导遗留下来的账,也可能触及“雷区”,所以造成高校领导既不重视也不愿意加强债权管理。

(2)职能部门层面

校内各职能部门普遍认为债权清理是财务部门的分内事,与其他部门无关,因此对债权的管理缺乏部门之间的通力协作。但其实债权的种类繁多、形成原因复杂,尤其是对长期挂账债权的清理,涉及了各方利益,仅靠财务部门的单打独斗是无法完成的。

(3)借款对象层面

部分校内借款的部门和个人不了解借款政策,没有树立借款后核销的意识,在预借了款项如差旅费、版面费后,未能妥善保存发票和相应凭据,以致后期无法核销。

二、进一步加强高校债权管理的对策

通过上述的分析和研究发现,高校债权管理存在的问题较多,蕴藏的风险大。高校应认真梳理其业务流程,明确业务环节,识别和评估其风险点,并在此基础上制定相应的控制措施,以有效缓解和规避其存在的问题和不足。结合自身多年的实际工作经验和相关的调查研究,笔者认为应该从以下几方面加强高校债权管理:

(一)提高对债权管理的重视程度

高校应将债权管理工作视为一项重要的工作来抓,加强领导,明确责任,强化监督。应全面落实各部门、各相关人员的经济责任,定期或不定期地开展借款政策讲解、违规案例通报等相应培训和宣讲,强调保护国有资产的重要性,树立全校教职工及时偿还借款的意识。

(二)源头有效控制,科学研究论证

高校应从债权发生的源头进行有效控制,建立严格的借款申请审批制度,同时设置相应的项目归口管理部门,以降低出现呆账、坏帐的可能性。

在财务部门支付大宗采购、工程、对外投资等项目的相应款项前,相应的归口管理部门应委托具有相关资质的专业机构或组织专家组对项目实施的必要性与可行性进行充分研究与论证。高校应充分了解合作對方的主体资格、资质证明、信用状况和生产能力等,确保合作方具备履约能力,并将双方的权利和义务在合同中加以明确。

(三)完善内控建设,防止资金被挪用或贪污

1.建制度强执行,严格授权审批

高校应严格实施不相容岗位相分离的措施,同时制定完善的债权管理办法,明确借款对象、原则、范围、时限、结算办法、内部审批权限、清欠机制、禁止情形、责任以及相关控制措施等,并有效执行。对于借出款项应执行严格的授权审批程序,严禁擅自挪用、借出货币资金。

首先,在签订相应合同时,应明确合同的审批和签署权限,严禁违规签订合同或未经授权擅自以单位名义对外签订合同。

其次,在办理借款支付时,应严格按照支付申请、审批、复核、办理的程序进行办理,缺一不可。每个环节的相关工作人员均应在授权范围内行使职权、办理业务:在申请环节,借款单位或个人提交的申请应当注明款项的用途、金额、预算、支付方式等内容,并附有效的经济合同或相关证明;在审批环节,审批人应严格审核项目预算、合同、相关单据凭证等内容,并根据其职责、权限和相应程序进行审批。属于“三重一大”的事项应实行集体决策和审批。除此之外,投资项目还必须进行书面记录,严禁任何个人擅自决定对外投资或者改变集体决策意见;在复核环节,复核人应对借款支付申请的批准范围、权限、程序是否正确,手续及相关单证是否齐备,金额计算是否准确,支付方式、支付单位是否妥当等进行复核;在办理环节,出纳人员应在借款申请复核无误后办理支付手续。

2.注重过程控制,加强跟踪管理

在项目的实施过程中,应当定期进行追踪核查,及时办理核销手续。如发现有疑问的预付账款,应当及时采取措施,尽快收回款项;发现有其他异常情况的,应当立马拒绝付款,以避免出现资金损失。

3.认真执行公务卡结算制度

由于现金的流动性极强,现金类的借款最容易被挪用或贪污。为预防此类情况的发生,降低廉政风险,高校应当严格在规定范围内使用现金结算,并认真执行公务卡结算制度,对于原本使用现金结算的差旅费、办公费、公务接待费等属于公务卡结算范围的支出,停止预借现金,以减少现金支付结算。

(四)建立科学有效的清理催收机制

1.加强账龄分析,及时提醒履责

财务部门应设置专人负责债权清理,定期统计债权明细,从其挂账类型、挂账时间、挂账金额、责任人等各方面进行详尽分析,并针对不同类型的挂账,查明原因,分清责任主体,通过发放催收通知、协调和督促还款、暂缓发放工资等方式,及时提醒责任主体履行职责。以某高校为例,为控制逾期的应收及预付帐款规模,该校对无充足理由且逾期未还款的借款责任人,每月暂缓发放其工资500元,同时暂停其一切借款行为,控制成效显著。

另外,对于因部分周期较长的项目所形成的长期挂账,高校可按照2014年1月1日开始施行的《高等学校会计制度》的核算要求,规定不再对符合条件的项目如设备安装工程等支付预付款项,而是在款项支出时要求开具发票,同时按照合同约定进度通过“在建工程”科目核算,从而大大减少因这类项目所形成的长期挂账。

2.加强部门沟通,协同清理催收

高校应形成以财务部门为中心、其他各部门相配合的借款协同清理催收机制,各部门相互协调、相互监督、齐抓共管。对因工程、采购等项目所产生的债权,由相应的归口管理部门负责监控进度、合理评估;对属于科研经费类的债权可由科研部门负责把关:若经费存在借款,则不允许办理结题手续;对教职工的个人借款,由财务部门和人事部门合作,在教职工办理离校、退休、出国、岗位调动时对其借款情况进行核查;涉及对外的债权,由法务部门协助相关部门与借款方进行交涉,用法律的手段维护高校合法权益。

3.利用信息技术,提高催收效率

债权管理的工作量极大,不能仅靠人工管理。高校应勇于创新,充分利用现代信息技术,加大债权管理的力度和准确度。对此,高校可以从以下方面着手:一是加强对借款的信息控制,对于借款逾期的经办人,财务核算系统自动限制其再借款。同时配套开发借款清理系统,一方面可对有充分理由延期的借款,按规定程序进行延期管理,另一方面可由该系统每月自动导出逾期借款人员的名单以便于催收;二是升级财务信息查询平台,使其与财务核算系统相连接,从而实现各单位和教职工随时随地自行查询借款情况的功能。

4.及时理清核实,按规报批核销

《高等学校会计制度》中明确规定,对逾期三年或以上、有确凿证据表明确实无法收回的预付账款和其他应收款,应按规定报经批准后予以核销。高校应按需及时开展债权清理核实工作,对于清理后查实确系无法收回的款项,应根据出台的相应政策,充分收集证明材料,如法院的破产公告和破产清算的清偿文件、工商部门的注销、吊销证明,政府部门的行政决定或文件、社会中介机构出具的经济鉴证证明等,并按规定的权限和程序报批后予以核销。

(五)建立责任追究制度,规范经济秩序

借款会占用高校的资金。如果借款方对所借款项不需担责,也不用付出任何成本,则会助长随意随性借款之风。在资金有限的情况下,这不仅会增加高校的资金成本,影响资金的正常流转和运营,也会加大国有资产流失的风险。因此,为切实保护国有资产,规范经济秩序,高校应把债权管理工作列入对相关领导人员和责任人的考核内容中,建立资产损失经济责任追究制度,落實各部门、各相关人员的经济责任。对到期无法收回的债权,严格按制度追究相关人员的责任。若确系存在过错所致,不仅可要求其赔偿损失,还可将此与其的绩效评估、职称评聘、职务变动等相挂钩,触犯法律的还应承担相应的法律责任。

三、结语

综上所述,高校债权管理工作是高校财务管理的重要组成部分,也是一项艰巨、长期、复杂的系统性工作。高校要结合自身实际,及时识别和评估高校债权管理中存在的问题和风险,并制定灵活、有效的控制措施,以持续、有效地做好债权管理工作,从而进一步提升高校财务管理水平,防范国有资产损失,提高会计信息质量,有效预防腐败,促进高校事业健康发展。

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(作者单位:四川大学)

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