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关于人事档案数字化建设的思考

    更新时间:2018-04-13 14:54:10 

韦艳

【摘要】人事档案是高校档案管理的重要内容,伴随着高校规模的扩大,对人事档案工作要求也越来越高,做好人事档案工作,可以更好地维护教职工的利益,调动他们的工作积极性和主动性。现行社会数字化趋势愈来愈明显,数字化的优越性愈发突显,要想做好人事档案管理工作,实现人事档案的数字化建设具有重大现实意义。本文就人事档案数字化建设作相关分析。

【关键词】人事档案;数字化建设

数字化建设是现代社会发展的主流趋势,对于高校人事档案工作而言,实现数字化发展可以提高人事档案工作效率,更好地服务高校教育事业。但是就目前来看,人事档案数字化建设还不够深入,没有真正实现数字化操作,从而影响到了人事工作效率。因此,要想提高人事档案信息化水平,高校就必须加大投入,全面实现数字化建设。

一、人事档案数字化建设的意义

在人事管理中,人事档案是人事工作开展的依据,做好人事档案工作至关重要。高校规模不断扩大,人事变动也越来越频繁,传统的人事档案管理方式已经不适合高校人事档案工作的需要。人事档案信息的增多,传统的人事档案管理方式很容易造成信息的丟失、失真,从而不利于人事工作的开展。而数字化建设是时代发展的趋势,对于人事档案工作而言,加快数字化建设有着重大意义。实现人事档案的数字化操作,可以提高人事档案信息处理效率和质量。同时,借助信息化技术,可以提高人事档案管理水平,使得人事档案管理更科学、更方便、更实效。

二、人事档案数字化建设过程中面临的问题

(一)资金不足。在人事档案数字化建设过程中,资金是根本。就目前来看,学校在人事档案方面的投入还比较少,没有认识到人事档案管理的重要性,没有划拨专项资金来开展数字化建设,从而造成人事档案数字化水平不高,人事档案的利用率低,制约了人事档案工作的高效开展。

(二)档案管理人员能力水平有待提高。人事档案数字化建设对档案管理人员要求较高,要求档案管理人员具备熟练的计算机操作能力、现代信息技术应用能力等,但是就目前来看,人事档案管理人员综合能力水平有待提高,现有的人事档案管理人员难以满足数字化建设的需要。由于缺乏专业的人才,人事档案数字化建设步伐变得缓慢。

(三)档案信息安全问题。近年来,高校开始认识到了人事档案数字化建设的重要性,也开始着手数字化建设。但是,在数字化建成以后,日常维护工作量较大。目前来看,高校人事档案数字化建设过程中,档案信息安全问题越来越突出,高校只重视数字化建设,却没有做好数字化建设后的维护与管理工作,从而造成人事档案信息得不到有效的利用,人事档案信息很容易被窃取或篡改。

三、人事档案数字化建设策略

(一)加大资金投入。人事档案数字化建设的保障就是资金,只有解决了资金问题,才能为人事档案数字化建设配置先进的计算机设备,完善数字化基础设施建设。因此,高校应当加大资金投入,为人事档案数字化建设提供专项资金,从而促进人事档案数字化建设的顺利开展。

(二)提高档案管理人员能力的培训。要想加快人事档案数字化建设,提高档案管理人员能力的培训至关重要。首先,要强化档案管理人员专业知识的教育,提高其专业知识水平。其次,要强化能力的培训,包括档案管理、现代计算机技术应用能力、数字化操作能力等,全面提升档案管理人员的专业能力,从而为人事档案数字化建设打造一支专业能力强的队伍。同时,要强化素质教育,提高人事档案管理人员的职业素质,使其认识到自身的职责所在,从而提高人事档案的管理效率。

(三)构建统一的人事档案系统。高校人事档案管理任务重,而要想抓好人事档案管理工作,档案管理人员就必须根据高校人事档案实际,构建统一的人事档案管理系统,对人事档案信息进行分类管理,如教师教学板块、教师职称板块等,分类别地对教师的信息进行有效的管理,提高档案信息的高效利用。

(四)做好人事档案信息安全管理。在人事档案数字化建设过程中,人事档案信息很容易被泄露,从而影响到教职工的利益。因此,在人事档案信息化建设过程中,要做好人事档案信息安全管理。在借助网络开展人事档案信息管理的时候,需要加密处理的档案信息应加密处理。同时,要加大信息安全技术的应用提高数字化系统的安全性,要定期检查数字化系统,定期杀毒,做好人事档案数字化系统的日常维护与管理,保证人事档案信息安全、完整。

四、结语

综上,人事档案数字化建设成为必然,高校应当认识到人事档案数字化建设的重要性。现阶段,传统的人事档案管理方式已经不符合高校发展的需要,如果继续采用传统的人事档案管理方式,就会影响到人事档案的开发利用,不利于人事档案工作的开展。因此,人事档案数字化建设迫在眉睫。而要想实现人事档案数字化发展,就必须加大投入,提高人事档案管理人员数字化操作水平,结合当前人事档案工作,构建统一的人事档案管理信息系统,从而不断提高人事档案管理水平。

【参考文献】

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