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医院经济合同管理的实践探索

    更新时间:2018-04-17 10:28:38 

摘要:随着市场经济的发展和医疗卫生体制改革的深入,医院日常经济活动日趋活跃,单位的基建、采购、合作与协作等经济事项不断增多。为了医院自身的健康发展,合理有效地履行经济合同中的权利义务,签订合法合理的经济合同显得尤为重要。同时,合同的正常执行、监督管理,也需要不断完善医院内部控制制度的来予以保障。因此,建立合同考察、论证、决策、招标、审核、执行、监督的全过程管理制度是降低医院运营风险,提高医院财务管理精细化水平的必要条件和有力保障。

关键词:公立医院 经济合同 财务管理 合同管理

中图分类号:R 197.32 文献标识码:A

1 医院合同管理的过去与现在

经统计,2014年中山大学附属第六医院共签订经济合同275份,2015年总计签订合同302份,2016年共签订合同311份,签订数量日益增长。截至2017年9月,医院本年已经签订的经济合同已达251份,由此可见、医院近年来由于医疗收入的增长、建设、规模的扩大,签订的经济合同也越来越多。

1.1过去合同管理存在的问题

事实上,2015年有关合同管理办法出台前,在医院对经济合同进行统一管理之前,存在一些科室私自签订合同等不利情况,出现医院内部控制的风险点,主要体现在以下几方面。

合同订立风险。医院层面对合同签订缺少约束及管控,若有科室私自签订合同,可能损伤医院的利益而使小团体获利。

合同履行风险。因缺少主管科室对合同的管理,对于合同履行情况也缺少跟踪,合同约定的实际应付应收的款项,根据合同应当验收的设备、工程项目等,都存在滞后履行甚至不履行的风险。

财务核算风险。由于医院财务部门掌握不到直接的合同资料,对于错误履行的合同存在疏漏控制的风险,可能导致医院资产的流失及利益的受损。

合同缺失风险。合同未进行规范化管理,统一流程,容易导致合同缺失。

1.2推行加强风险管理的举措

2015年以后,医院对合同管理优化、统一管理后,对合同的风险控制方面存在以下几方面的改善。

一是医院党政办公室和财务部门各自留有一份签订合同的原件,两个部门分别设专岗负责对合同的管理。所有合同必须附有《合同审批表》,不存在科室直接与公司签订合同、在未经过审查的合同上盖章的情况。

二是因医院各层面都加强了对合同的管理,各科室分别细化岗位职责,财务部门也从合同签订、审批的关键节点出发,编制了合同管理的工作流程图及工作职责,在各相关科室合作下,更好地完成和监督合同的履行情况。

三是合同履行过程中涉及支付款项时,相关科室及财务科合同管理岗可根据合同条款对履约合同进行进一步的审查,降低财务风险;支付合同结算款时,以合同原件作为记账凭证附件入账,依据更规范。

四是合同签订过程更为合理,尤其对于需经过经济论证、由相关科室协定的协作、合作类经济合同,在经过了有关科室审查讨论的基础上,将更有利于维护医院作为合作方的合法权益。

2 醫院合同管理方面的发展与探索

2.1制定完善的医院合同管理制度

近年来,随着医疗业务的发展,中山大学附属第六医院签订的经济合同不断增多,在此背景下,医院高度重视经济合同的签订与管理工作,并且在推进合同规范化精细化管理的方向上不断持续改进。根据国家有关法律制度和上级部门有关规定,2015年,经相关科室议定,医院出台《经济合同管理办法》,该办法中明确了医院经济合同的管理范围、管理部门、合同订立程序与合同履行程序。2016年8月,为进一步加强医院对外合作合同、协议的管理,结合医院实际,特制定了《医院对外合作合同、协议管理补充规定》。2017年初,为有效推进医院的经济建设和发展,健全规范化的管理制度,医院又修订了《经济管理规定》,根据新经济环境下的情况对合同审批流程、权限及付款流程进行了进一步规范。

在不断地改进下,医院逐步建立了一套从合同审批到付款、履行全过程规范化、明晰化的健全的医院合同全过程动态管理体系。

2.2强化经济合同签订审批监控

目前中山大学附属第六医院经济合同的审查一般经过主管科室、财务科、审计科、主管院领导、院长这几道程序审批。财务部门设置合同管理岗位,对合同的签订、履行、归档方面进行管理。这一措施使得单位的经济合同订立更加规范,也同时明确了财务部门在整个合同签订到履行流程中的职责,使得财务部门能参与到合同从产生到履行结束的各个具体过程中来,便于财务部门对合同的管理与监督。医院经济合同审查表,见表1。

具体来说,医院合同管理制度中规定的合同管理部门的主要职能及职责为:主管部门审核合同初稿,对整个合同业务负责,财务部门审核合同的付款方式等结算性条款,审计科对合同的合法性、合理性进行审核,涉及对外合作项目需运营管理办公室进行可行性分析,拓展宣传办公室谈判;经济合同价50万元以上的合同经主管部门、财务部门、审计科审核后,再送医院常年法律顾问审核。

合同审批监控是实行医院合同全过程动态管理的起点,也是把控整个经济业务环节的关键一步,设置合理的合同审批监控流程,能够有效维护医院的合法利益,降低医院成本,为各项经济活动安全、有效地运行提供保障。

2.3加强付款审核控制

按结算方式,签订的合同主要分为收款和付款两类,以付款合同履行程序为例,财务部门参与到合同的付款审核中来,能实现对合同付款中的付款比例、质保金等进行控制和把关,对付款需求严格按照合同约定和医院制度进行审核,最终通过对资金支付环节的把控,为医院各项制度的有效落实奠定基础。

合同付款审核执行相应的程序,按照(表2、表3)所示进行流程审批。结算审批汇签表由相应的经办人或者部门负责人、院领导进行审批,具体的审批权限参照医院制度。

2.4积极推进信息系统应用

鉴于经济合同日益增多,医院对信息系统进行了升级改造以适应新的经济业务。在新环境下,利用信息技术建立个性化的合同管理系统是合同管理工作有效实行的必要条件。目前,医院在HRP系统增设“合同管理”模块。经过不断修正完善,目前主要履行的功能有以下几项。

合同签订、履行登记。即对于需要签订的合同,经办科室需要在信息系统进行登记,登记内容包括合同名称,合作方名称、合同类型、合同有效期、合同金额等。系统将根据这些信息为每一份合同生成一个独一无二的编号。

合同履行,生成付款单据。在系统点击合同履行时,系统会自动记录履行金额及日期、比例、发票号码等信息,并为每一份履行单生成独一无二的履行编号。

执行进度追踪。鉴于信息系统储存有每份合同的合同编号和履行编号,合同执行的情况已经被系统记录,执行岗位可在系统点击该合同的合同编号,查看合同履约总金额,付款信息及履约进度完成比例等内容,方便追踪合同的履约情况,防止重复付款或遗漏情况。

合同分类。目前医院可通过信息系统,将合同分类归档,例如信息科主管合同有:信息服务合同、信息采购合同等,设备科主管合同有设备采购合同、设备维保合同等。

另外,合同管理系统还可实现储存合同电子文档,合同到期提醒等功能,有效运用信息技术也是实现医院合同全过程动态管理的有力保障。

2.5建立对外协作合同会签程序

2016年8月,针对医院日益增多的协作类合同,《医院对外合作合同、协议管理补充规定》应运而生。适用此规定的合同为对外合作合同、协议。结合医院实际,此类合同主要分为医疗合作类、技术帮扶类、服务类和其他。与普通经济合同最大的区别在于,此类合同通常涉及多个部门之间的配合、合作。医院规定此类合同由拓展办公室作为主管科室,联合其他相关科室,如运营办、医务部、财务部门等,对合同条款进行会签,拓展宣传办公室负责收集各部门会签意见,并根据意见对于合同及其有关文件资料进行修改调整,必要时外送法律顾问审核,以此来确保医院协作类经济合同的合法性、合理性、合规性。

3 持续加强公立医院合同管理的途径

3.1 延续管理制度

总体来说,医院在经济合同签订、审查这些方面的管理近几年取得了不错的成果,必要的审查程序已经走顺、信息系统的应用也逐渐成熟。在按照医院规章制度处理合同、应用新的信息技术的同时,以下几点需要持续坚持。

第一,警惕有科室私自签订合同的情况,必须明确所有合同都应附有《合同审查表》,未见《合同审查表》的拟签订合同不得盖章。

第二,合同履行时各主管科室应该监督到位。例如,设备是否达到验收要求,设备使用科室及设备科的管理监督是否到位、履行期间付款进度是否与合同要求相符。

第三,销售方开具的发票是否符合合同要求。

3.2 完善合同管理

当然,规范医院的合同管理工作仍有极大的上升空间,可以从以下几方面继续改进。

第一,加强对收款合同的管理。目前医院对于收款合同的履行监控上仍略显薄弱,今后需继续加强院内各科室之间的配合,合同管理岗定期追踪收款合同的履行情况,并且在目前的信息系统增设收款合同的到期提醒功能,做到及时把控合同履行方面的风险。

第二,信息系统仍待改进,目前信息系统提醒合同履约的功能仍有不足之处,无法重点显示到期需履约合同。且目前尚有未进入信息系统内的合同存在,仍需在院内不断推进信息系统的应用。

第三,合同审批及付款审批阶段也应当尽量信息化。目前只有对外经济协作合同的审查是通过信息系统签署意见的形式完成的,以后应当加强推进其他合同的签订及履行阶段的审批流程也由信息系统来辅助完成。

第四,预算管理与合同管理相联系。尽量让预算贴近业务,在合同签订时考虑到预算问题,增设预算审批栏,保障依程序签订的合同充足的预算,防止出现无预算的“空头合同”,减少内部风险。并且,此方法能使各科室编制的预算更从实际出发,可以提高预算编制的准确率。

随着医疗卫生事业的发展,医院经济合同管理日趋重要,公立医院应当重视并积极探索自身合同管理的方式方法,提高财务精细化管理水平,以保障医院各项经济业务的合理合规进行。

參考文献:

[1] 汪远征.浅谈医院对外合同管理[J].医院管理论坛,2011,28(1) :55.

[2] 张丽丽.关于医院合同管理的分析及流程管理探索[J].中国经贸,2015,(11):101- 102.

[3] 耿桂凤,马迎民.完善医院合同管理提高财务管理精细化水平[J].中国医院管理,2016(6):70- 71.

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